Vergabeverfahren: offen, beschränkt, Verhandlungsvergabe

Kurzantwort: Öffentliche Auftraggeber vergeben Aufträge in drei Grundformen: offen für alle Bieter, beschränkt auf eingeladene Unternehmen oder per Verhandlung mit ausgewählten Unternehmen. Welche Form gilt, hängt vor allem vom Auftragswert und von der Art der Leistung ab. Für Betriebe bedeutet das: Offene Verfahren können Sie sofort bearbeiten, bei den übrigen brauchen Sie Eignung, Sichtbarkeit und manchmal eine Einladung.

Wer eine Bekanntmachung öffnet, sieht oft zuerst das Wort „Verfahrensart“ und weiß nicht, was daraus folgt. Dabei entscheidet diese Angabe, ob Sie sofort ein Angebot abgeben dürfen, sich zunächst bewerben müssen oder ohne Einladung gar nicht zum Zug kommen. Die folgende Übersicht ordnet die Verfahren nach dem, was sie für einen Handwerksbetrieb praktisch bedeuten.

Warum es mehrere Verfahren gibt

Das Vergaberecht verfolgt zwei Ziele zugleich: Wettbewerb und Wirtschaftlichkeit. Ein offenes Verfahren sorgt für maximalen Wettbewerb, verursacht aber bei Vergabestelle und Bietern viel Aufwand. Bei kleinen oder besonderen Aufträgen wäre das unverhältnismäßig. Deshalb sehen die Regelwerke abgestufte Verfahren vor. Welches Regelwerk gilt, richtet sich nach Leistungsart und Auftragswert:

• Bauleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte: VOB/A Abschnitt 1,
• Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte: UVgO oder Landesvergaberecht,
• Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte: GWB, VgV, Sektoren- und Konzessionsverordnung, bei Bau zusätzlich VOB/A EU.

Wo die Grenzen verlaufen und welche Fassung gilt, steht in den Ratgebern EU-Schwellenwerte: ab wann europaweit ausgeschrieben wird und Unterschwellenvergabe: UVgO und Landesrecht im Überblick. Die Begriffe unterscheiden sich je nach Regelwerk, die Logik bleibt gleich.

Offenes Verfahren und öffentliche Ausschreibung

Hier fordert die Vergabestelle unbegrenzt viele Unternehmen öffentlich auf, ein Angebot abzugeben. Unterhalb der Schwellenwerte heißt das Verfahren „öffentliche Ausschreibung“, oberhalb „offenes Verfahren“. Jeder Betrieb, der die Unterlagen abruft und geeignet ist, darf bieten. Das ist die häufigste Form bei Bauleistungen und die einfachste für Betriebe, die neu einsteigen: Sie finden die Bekanntmachung, laden die Unterlagen herunter und reichen ein Angebot ein.

Der Nachteil liegt im Wettbewerb. Auf offene Ausschreibungen bewerben sich teils viele Betriebe, entsprechend eng ist der Preisabstand. Wer hier gewinnen will, braucht saubere Unterlagen, eine nachvollziehbare Kalkulation und die geforderten Nachweise ohne Lücke. Details zum Angebot finden Sie im Ratgeber Angebot für eine öffentliche Ausschreibung schreiben.

Beschränkte Ausschreibung und nicht offenes Verfahren

Bei der beschränkten Ausschreibung fordert die Vergabestelle nur einen begrenzten Kreis von Unternehmen zur Angebotsabgabe auf. Es gibt sie in zwei Spielarten:

• mit Teilnahmewettbewerb: Die Vergabestelle macht bekannt, dass sie Bewerber sucht. Sie bewerben sich mit Eignungsnachweisen und werden bei positiver Prüfung zur Angebotsabgabe eingeladen,
• ohne Teilnahmewettbewerb: Die Vergabestelle wählt Unternehmen aus eigener Marktkenntnis oder aus einer Bewerberliste und lädt sie direkt ein, ohne öffentliche Bekanntmachung.

Oberhalb der Schwellenwerte entspricht dem das nicht offene Verfahren, das immer einen Teilnahmewettbewerb voraussetzt. Für Betriebe liegt die Kunst im ersten Schritt: Im Teilnahmewettbewerb wird noch kein Preis abgefragt, sondern die Eignung. Referenzen, Umsatzangaben, Fachkunde und Zuverlässigkeit entscheiden, ob Sie in die nächste Runde kommen. Eine Präqualifikation erspart dabei viel Papier, siehe Präqualifikation (PQ-VOB): Ablauf, Kosten, Nutzen.

Beschränkte Verfahren ohne Wettbewerb nach außen sehen Sie nicht in jeder Bekanntmachung. Hier hilft nur Sichtbarkeit: Wer bei Kommunen und Auftraggebern in der Region bekannt ist, eine Bewerberliste kennt und sich dort eintragen lässt, wird eher eingeladen. Dasselbe gilt für Bewerbungsplattformen einzelner Länder und Städte.

Verhandlungsvergabe, freihändige Vergabe und Verhandlungsverfahren

Bei diesen Verfahren verhandelt die Vergabestelle mit einem oder mehreren Unternehmen über Inhalt und Preis. Je nach Regelwerk und Fassung heißt die Form freihändige Vergabe (Bau, nationale Ebene), Verhandlungsvergabe (UVgO) oder Verhandlungsverfahren (EU-weit). Sie ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig: bei kleinen Auftragswerten, bei Dringlichkeit, wenn die Leistung vorab nicht eindeutig beschreibbar ist oder wenn ein offenes Verfahren erfolglos blieb.

Es gibt auch hier Varianten mit und ohne Teilnahmewettbewerb. Das Verfahren steht in der Bekanntmachung, wenn eine Bekanntmachung vorgesehen ist. Bei kleinen Aufträgen unterhalb bestimmter Wertgrenzen holt die Vergabestelle oft nur ein paar Angebote ein oder vergibt direkt. Für Betriebe ist das eine Chance auf Aufträge ohne großes Bieterfeld, aber sie kommt nur zustande, wenn die Vergabestelle Sie kennt.

Verhandelt wird nicht unbegrenzt. Die Vergabestelle muss alle Bieter gleich behandeln, darf Mindestanforderungen nicht ändern und muss den Ablauf dokumentieren. Bereiten Sie sich daher vor: Welche Preise und Konditionen sind für Sie verhandelbar, welche nicht? Wer ohne Untergrenze in die Verhandlung geht, gibt am Ende oft mehr nach als nötig.

Weitere Formen in Kürze

Oberhalb der Schwellenwerte kommt der wettbewerbliche Dialog hinzu, in dem die Vergabestelle gemeinsam mit Unternehmen Lösungen für komplexe Vorhaben entwickelt, und die Innovationspartnerschaft für Leistungen, die es am Markt noch nicht gibt. Beide spielen im klassischen Handwerk kaum eine Rolle. Daneben gibt es den Direktauftrag, bei dem Kleinstaufträge ohne förmliches Verfahren vergeben werden dürfen. Die Wertgrenzen dafür legen Bund, Länder und Kommunen unterschiedlich fest und ändern sie teils; prüfen Sie sie beim jeweiligen Auftraggeber, bevor Sie sich auf eine Zahl verlassen.

Verfahren im Überblick

Verfahren	Wer darf bieten?	Was Betriebe tun
Öffentliche Ausschreibung / offenes Verfahren	Alle geeigneten Unternehmen	Bekanntmachung finden, Unterlagen laden, Angebot abgeben
Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb	Eingeladene Bewerber nach Eignungsprüfung	Mit Nachweisen bewerben, dann Angebot einreichen
Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb	Direkt eingeladene Unternehmen	Sichtbar sein, Bewerberlisten nutzen
Verhandlungsvergabe / freihändige Vergabe	Ausgewählte Unternehmen, teils nur eines	Kontakt zur Vergabestelle pflegen, Verhandlung vorbereiten
Wettbewerblicher Dialog / Innovationspartnerschaft	Ausgewählte Unternehmen nach Teilnahmewettbewerb	Für komplexe Sonderfälle, selten im Handwerk

Die Verfahrensart in der Bekanntmachung erkennen

In Bekanntmachungen steht die Verfahrensart meist im Kopfbereich, in europäischen Formularen unter einer festen Rubrik, in maschinenlesbaren Daten als Code. Typische Bezeichnungen sind „open“ für offene Verfahren, „restricted“ für nicht offene Verfahren und Varianten von „negotiated“ für Verhandlungsverfahren. Beim Datenservice Öffentlicher Einkauf liegen die Daten in dieser Form vor; das Portal bereitet sie lesbar auf und nennt zu jedem gelisteten Auftrag die Verfahrensart im Klartext, dazu die Frist und den Link zur amtlichen Bekanntmachung. Auf der Seite Ausschreibungen lassen sich Aufträge außerdem nach Gewerk eingrenzen.

Prüfen Sie dort bei jedem Treffer, was als Nächstes verlangt wird. Bei offenen Verfahren zählt die Angebotsfrist. Bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb gibt es zwei Fristen: erst die Frist für den Teilnahmeantrag, später die Frist für das Angebot. Wer die erste verpasst, kommt nicht mehr in die zweite. Wie Fristen zu berechnen sind, erklärt der Fristenrechner.

Fristen und Aufwand je Verfahren

Je mehr Stufen ein Verfahren hat, desto länger dauert es bis zum Zuschlag. Bei einer öffentlichen Ausschreibung liegen zwischen Bekanntmachung und Angebotsfrist meist nur wenige Wochen. Ein Verfahren mit Teilnahmewettbewerb zieht sich über mehrere Monate, weil erst Bewerbungen geprüft und dann Angebote eingeholt werden. Das beeinflusst die Planung des Betriebs: Wer sich an mehreren zweistufigen Verfahren beteiligt, muss Kapazitäten länger offenhalten, ohne zu wissen, ob ein Zuschlag kommt. Rechnen Sie Aufwand und Erfolgschance ehrlich gegeneinander, bevor Sie einen Teilnahmeantrag stellen.

Welches Verfahren passt zu Ihrem Betrieb?

Kleine Betriebe fahren selten schlecht, wenn sie bei offenen Verfahren beginnen: Die Regeln sind klar, die Unterlagen öffentlich und der Zugang nicht von Einladungen abhängig. Wer darüber hinaus wachsen will, baut parallel Sichtbarkeit bei den Auftraggebern der Region auf, damit beschränkte Verfahren und Verhandlungsvergaben erreichbar werden. Dazu gehören gepflegte Referenzen, eine aktuelle Präqualifikation und ein Ansprechpartner, der Anfragen schnell beantwortet.

Notieren Sie sich bei jeder Ausschreibung, die Sie nicht bearbeiten, trotzdem Auftraggeber, Verfahrensart und Gewerk. Nach einigen Wochen zeigt sich, welche Vergabestellen regelmäßig ausschreiben und bei welchen sich eine Bewerbung für Bewerberlisten lohnt. Aus dieser Liste entsteht ein Marktüberblick, der mehr wert ist als jede einzelne Ausschreibung, und er hilft bei der Entscheidung, ob sich der Aufwand eines Teilnahmewettbewerbs für Ihren Betrieb rechnet. Gerade bei Verfahren mit Eignungsprüfung zahlt sich das aus, weil die Nachweise dann gezielt vorbereitet werden können.